Privacyverklaring
CT Datacom legt hier uit welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarvoor deze nodig zijn en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor bezoekers van ctdatacom.nl, mensen die contact opnemen en klanten en zakelijke contactpersonen.
Wie is verantwoordelijk
CT Datacom is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen website, communicatie en bedrijfsvoering. Je bereikt ons via info@ctdatacom.nl of per post: Schiedamsesingel 271, 3012 BC Rotterdam. KvK 58993665, btw-identificatienummer NL001169925B98.
Verwerken wij in een klantopdracht persoonsgegevens uitsluitend namens de klant, bijvoorbeeld voor diens digitale toepassing, dan kan de klant verwerkingsverantwoordelijke en CT Datacom verwerker zijn. De afspraken voor die verwerking worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Deze verklaring vervangt die overeenkomst niet.
Welke gegevens wij gebruiken
Als je contact opneemt, gebruiken wij de gegevens die je zelf meestuurt: je naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam, telefoonnummer, website en de inhoud van je bericht. Voor offertes en opdrachten kunnen ook adres-, factuur-, betaal- en projectgegevens nodig zijn. We kunnen contactgegevens ontvangen via je organisatie of een opdrachtgever die je bij een project betrekt.
Bij een websitebezoek verwerkt de hosting- en beveiligingsinfrastructuur technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browser- of apparaatinformatie, voor het afleveren van de pagina en het tegengaan van misbruik. Informatie over de beveiligingscookie staat in het cookiebeleid. Voor ingelogde klanten wordt daarnaast een beveiligde sessie gebruikt.
Bij fotografie en video kunnen herkenbare personen in beeld komen. Per opdracht bepalen we welke opnamen nodig zijn, wat het afgesproken gebruik is en welke grondslag of toestemming daarvoor nodig is. Stuur via het contactformulier geen BSN, medische informatie, wachtwoorden of andere gegevens die niet nodig zijn voor je vraag.
Het contactformulier maakt een e-mailconcept
Het formulier op onze website bereidt een e-mail voor in je browser. Het verstuurt de ingevulde gegevens niet automatisch naar CT Datacom en slaat deze niet op in een contactdatabase op onze website. Wij ontvangen je aanvraag pas wanneer je de e-mail zelf verstuurt. Naam, e-mailadres en bericht zijn nodig voor het opstellen van het concept; de overige velden zijn optioneel.
Je kunt het concept openen in je mailprogramma of kopiëren. Daarbij gelden ook de instellingen en het privacybeleid van je eigen browser, apparaat en e-maildienst. Je kunt ons ook rechtstreeks e-mailen. Het lezen van deze privacyverklaring is geen toestemming voor nieuwsbrieven of marketing.
Je CT Datacom klantomgeving
Als CT Datacom een portaalaccount voor je aanmaakt, bewaren wij je naam, e-mailadres, eventuele bedrijfsnaam en een beveiligde wachtwoordhash. Je account is gekoppeld aan jouw bestellingen, projectplanning, berichten, bestanden, facturen en geregistreerde betalingen. Je kunt je wachtwoord na inloggen zelf wijzigen. Het tijdelijke wachtwoord moet bij de eerste login worden vervangen.
Berichten die je in de klantomgeving plaatst worden direct bij jouw bestelling opgeslagen en zijn zichtbaar voor jou en CT Datacom. De klantomgeving gebruikt een noodzakelijke sessiecookie en controleert per aanvraag welke gegevens je mag bekijken. Voor het beperken van misbruik bewaren we tijdelijk beveiligingsgegevens, waaronder een gehashte aanduiding van het IP-adres of account, en registreren we beheerhandelingen zonder wachtwoorden vast te leggen.
We gebruiken deze gegevens om de afgesproken opdracht uit te voeren, met je te communiceren, facturen en betalingen bij te houden en de omgeving te beveiligen. Voor de bewaartermijnen gelden de categorieën hieronder. Je kunt ons vragen je portaaltoegang te beëindigen; gegevens die nodig zijn voor de opdracht, wettelijke administratie of een rechtsvordering kunnen daarbij langer worden bewaard.
Waarom en op welke grond wij verwerken
We gebruiken alleen gegevens die nodig zijn voor het onderstaande doel. Wanneer we een gerechtvaardigd belang gebruiken, wegen we dat belang af tegen je privacy en beperken we de verwerking.
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Vragen beantwoorden en een offerte voorbereiden | Naam, contactgegevens en inhoud van de aanvraag | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst; voor algemene vragen het gerechtvaardigde belang om correspondentie te behandelen |
| Opdrachten uitvoeren en contact onderhouden | Contact-, adres- en projectgegevens | Uitvoering van de overeenkomst met jou; voor contactpersonen van organisaties het gerechtvaardigde belang om de opdracht uit te voeren |
| Factureren en administratie bijhouden | Factuur-, betaal- en noodzakelijke klantgegevens | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke fiscale verplichtingen |
| Website beschikbaar en veilig houden | Technische verzoekgegevens en beveiligingsinformatie | Gerechtvaardigd belang: een werkende website en bescherming tegen misbruik |
| Klachten of geschillen behandelen | Relevante correspondentie en opdrachtgegevens | Gerechtvaardigd belang om klachten te behandelen en rechtsvorderingen te onderbouwen of af te handelen |
| Beeldmateriaal publiceren in ons portfolio | Herkenbare personen en klantinformatie voor zover nodig | Toestemming voor publicatie van herkenbare personen; afspraken met de klant voor het gebruik van diens project |
Hoelang gegevens worden bewaard
Onderstaande termijnen zijn het uitgangspunt voor gegevens die CT Datacom zelf beheert. Een wettelijke verplichting, lopend geschil of aantoonbaar noodzakelijke nazorg kan een langere termijn rechtvaardigen. We bewaren daarbij alleen de gegevens die nog nodig zijn. Voor technische gegevens bij een infrastructuurleverancier gelden daarnaast de termijnen en verantwoordelijkheden van die dienst.
| Gegevens | Bewaartermijn of criterium |
|---|---|
| Vragen en offertes zonder vervolgopdracht | Tot maximaal 1 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij je om langer contact vraagt |
| Portaalaccount, klantberichten en bestellingbestanden | Zolang nodig voor de klantrelatie en opdracht; daarna alleen wanneer een noodzakelijke administratie- of bewijsgrond blijft bestaan. Je kunt verwijdering of beëindiging van toegang aanvragen. |
| Gewone correspondentie en projectdossiers | Tijdens de opdracht en maximaal 2 jaar na afronding; noodzakelijke garantie-, licentie- of bewijsgegevens zolang de betreffende verplichting of aanspraak bestaat |
| Fiscaal verplichte administratie en facturen | In beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht; langer wanneer de wet dit voor een bepaalde categorie voorschrijft |
| Beveiligings- of storingsregistraties die CT Datacom zelf bijhoudt | Maximaal 90 dagen na afhandeling; bij een concreet incident zolang onderzoek of een rechtsvordering dit noodzakelijk maakt |
| Herkenbaar beeldmateriaal | Zolang nodig voor de afgesproken levering, het overeengekomen gebruik en eventuele nazorg; portfolio-opnamen niet langer dan het toegestane publicatiedoel rechtvaardigt |
| Gegevens die wij namens een klant verwerken | Volgens de verwerkersovereenkomst en de instructies van de verantwoordelijke klant |
| Cookies | De looptijd staat per cookie in het cookiebeleid |
Met wie gegevens worden gedeeld
Voor onze website gebruiken we externe hostingdiensten met infrastructuur en beveiliging van Cloudflare. Voor e-mail gebruiken we een zakelijke e-maildienst. Hosting-, beveiligings- en e-mailleveranciers kunnen daarvoor noodzakelijke technische gegevens of berichtgegevens verwerken. Privacy-informatie van Cloudflare is hieronder bereikbaar. Je kunt ons vragen welke leveranciers bij de verwerking van jouw gegevens betrokken zijn.
Voor de uitvoering van een opdracht kunnen ook ingeschakelde vakmensen, IT-dienstverleners of een rechtstreeks betrokken leverancier noodzakelijke gegevens ontvangen. Administratieve gegevens kunnen worden gedeeld met een boekhouder of accountant en, als de wet dat verplicht, met bevoegde instanties. Alleen gegevens die voor hun taak nodig zijn worden verstrekt.
Waar een partij uitsluitend namens CT Datacom als verwerker optreedt, zijn passende afspraken over die verwerking vereist. De feitelijke rol van een leverancier wordt per dienst bepaald. CT Datacom verkoopt je persoonsgegevens niet.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Onze hosting- en beveiligingsleveranciers gebruiken internationale infrastructuur. Dit kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen, onder meer in de Verenigde Staten. Bij andere diensten, waaronder e-mail, wordt per leverancier beoordeeld waar gegevens worden verwerkt en welke waarborgen nodig zijn.
Voor een doorgifte waarvoor CT Datacom verantwoordelijk is, moet een geldige AVG-grondslag voor doorgifte bestaan. Dat kan een toepasselijk adequaatheidsbesluit zijn, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor een daadwerkelijk gecertificeerde partij en gedekte dienst, of passende waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. Je kunt per e-mail informatie vragen over de waarborgen voor de dienst waarmee jouw gegevens worden verwerkt.
Beveiliging en vertrouwelijkheid
We nemen passende maatregelen die aansluiten op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking, waaronder beperking van toegang en zorgvuldig omgaan met accounts en bestanden. Onze website wordt via HTTPS aangeboden. Geen beveiligingsmaatregel kan ieder risico uitsluiten. In de klantomgeving worden wachtwoorden gehasht opgeslagen, zijn bestanden alleen na een toegangscontrole beschikbaar en vervallen overige sessies bij een wachtwoordwijziging.
Bij een datalek beoordelen we de gevolgen en volgen we de wettelijke meldplichten. Bij opdrachten waarin wij verwerker zijn, informeren we de verantwoordelijke klant zonder onnodige vertraging.
Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en, wanneer de wet dat recht geeft, om overdraagbaarheid van je gegevens vragen. Bij verwerking op basis van toestemming kun je deze toestemming intrekken. Intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.
Mail je verzoek naar info@ctdatacom.nl. We controleren je identiteit op een passende manier en vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs. In beginsel reageren we binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of veel verzoeken kan dit volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren je hierover binnen de eerste maand.
Een recht kan een wettelijke uitzondering hebben, bijvoorbeeld wanneer administratie verplicht moet worden bewaard of gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering. In dat geval lichten we de beperking toe. Voor bezwaar tegen direct marketing geldt dat die marketingverwerking moet stoppen.
Marketing en geautomatiseerde besluiten
De publieke website bevat geen nieuwsbriefinschrijving, advertentiepixel of eigen bezoekerprofilering. Een aanvraag wordt niet automatisch gebruikt om je voor marketing in te schrijven. Voor eventuele elektronische marketing gebruiken we alleen een geldige grondslag en de toepasselijke communicatieregels, met een mogelijkheid om af te melden.
We nemen binnen de hier beschreven website- en contactverwerking geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.
Vragen klachten en wijzigingen
Heb je een vraag of klacht over privacy, mail dan info@ctdatacom.nl of schrijf naar ons bedrijfsadres. Je mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; je hoeft daarvoor niet eerst onze reactie af te wachten.
We passen deze verklaring aan wanneer de verwerking verandert. De actuele versie en datum staan op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging informeren we je aanvullend wanneer dat nodig is.